Электронное актирование в ЕИС: как поставщику подписать акт

Бумажный акт с печатью и подписью директора в госзакупках почти не встречается: с 2022 года результаты по электронным контрактам сдают через электронное актирование в ЕИС. Это часть исполнения контракта по 44-ФЗ: пока документ о приёмке не подписан в системе, оплата не начнётся. Поставщики, привыкшие к накладным и курьеру, на первом же контракте упираются в личный кабинет ЕИС, права подписанта и мотивированный отказ заказчика. Ниже разберём, как сформировать документ о приёмке онлайн, в какие сроки реагируют стороны, что делать при отказе и просрочке и на чём чаще всего спотыкаются.

Что такое электронное актирование и когда оно обязательно

Электронное актирование — это формирование, подписание и обмен документами о приёмке прямо в Единой информационной системе (ЕИС), без бумаги и почты. Порядок описан в части 13 статьи 94 закона 44-ФЗ.

С 1 января 2022 года такой обмен обязателен для всех конкурентных электронных процедур: электронного аукциона, электронного конкурса, запроса котировок в электронной форме. Под него попадают и закупки малого объёма, проведённые через электронный магазин. Исключение — закрытые закупки для отдельных нужд обороны и безопасности, где документооборот идёт на специализированных площадках.

Если контракт заключён в электронном виде, бумажный акт юридической силы для целей 44-ФЗ не имеет. Сведения об исполнении заказчик вносит в реестр контрактов на основании именно электронного документа о приёмке. Поэтому подписанный «вживую» акт без выгрузки в ЕИС оплату не запустит. Как поставщику принимать и сдавать результат по 44-ФЗ в целом, разбираем в отдельной статье про приёмку товаров, работ и услуг.

Что можно сформировать в ЕИС

Поставщик работает не с произвольным «актом», а с одним из формализованных документов:

• Документ о приёмке. Аналог товарной накладной или акта выполненных работ. Подходит, если поставщик не платит НДС.
• Счёт-фактура. Отдельный налоговый документ.
• УПД (универсальный передаточный документ). Объединяет документ о приёмке и счёт-фактуру. Рабочий вариант для плательщиков НДС: один документ закрывает и приёмку, и налоговую часть.

К любому из них прикрепляют скан-копии: счёт, фотографии товара, отчёт об оказанных услугах, накладные, паспорта качества. Эти вложения не заменяют формализованный документ, но помогают заказчику проверить поставку и снижают риск отказа. Полный перечень того, чем закрывают контракт, смотрите в гайде про закрывающие документы по госконтракту.

Подготовка: статус контракта и права подписанта

Чтобы кнопка формирования документа стала активной, нужны два условия.

1. Контракт в стадии исполнения. Сведения о заключении контракта уже размещены в реестре контрактов ЕИС. Пока контракт «на подписании», актировать нечего.
2. Права на работу с документами о приёмке. В личном кабинете администратор организации настраивает полномочия сотрудников. Для подписания УПД нужны двое (или один человек с обоими полномочиями): ответственный за оформление документов о приёмке и ответственный за подписание счетов-фактур.

Отдельно проверьте действующую УКЭП и, если подписывает не директор, машиночитаемую доверенность (МЧД): без неё подпись сотрудника в ЕИС с 2023 года не принимается. Как оформить и загрузить машиночитаемую доверенность для торгов, описали пошагово.

Как поставщику сформировать документ о приёмке: по шагам

Работайте в личном кабинете участника закупок в ЕИС.

1. Откройте контракт в реестре и в карточке исполнения нажмите создание документа о приёмке. Система подтянет реквизиты сторон, номер контракта и его условия.
2. Выберите тип документа (документ о приёмке, счёт-фактуру или УПД) исходя из того, платите ли вы НДС.
3. Заполните позиции. Наименование товаров, работ, услуг, единицы измерения, объём, цена и стоимость подтягиваются из контракта; укажите фактически поставленное количество. Для товара заполните страну происхождения и, при наличии, номер таможенной декларации.
4. Внесите код маркировки, если товар подлежит обязательной маркировке в системе «Честный знак»: коды идентификации (КИ) указываются в документе, и при подписании права на них переходят заказчику.
5. Прикрепите вложения: счёт, отчёт, фото, акты. Допустимые форматы и размер ограничены требованиями ЕИС.
6. Назначьте грузополучателя и подписантов, проверьте сумму и ставку НДС.
7. Подпишите УКЭП и отправьте. Документ автоматически уходит заказчику.

Датой поступления документа заказчику считается дата его размещения в ЕИС по часовой зоне заказчика (документ публикуется в течение часа после отправки, пункт 3 части 13 статьи 94). Срок реакции заказчика отсчитывается именно от неё, а не от момента, когда вы нажали «отправить».

Сроки оплаты по госконтракту и реакции заказчика

Сроки оплаты по госконтракту привязаны к подписанию документа о приёмке: пока заказчик не подписал, отсчёт оплаты не идёт. Ключевые сроки — в таблице.

Действие	Срок	Основание
Размещение документа в ЕИС после отправки	в течение 1 часа	п. 3 ч. 13 ст. 94
Подписание или мотивированный отказ заказчика	срок по контракту, но не позднее 20 рабочих дней с даты поступления	п. 4 ч. 13 ст. 94
Оплата после подписания (приёмка через ЕИС)	не более 7 рабочих дней	п. 2 ч. 13.1 ст. 34
Оплата при казначейском сопровождении	не более 10 рабочих дней	ст. 34

Двадцать рабочих дней — верхний предел. В большинстве контрактов прописывают меньше, и заказчик обязан уложиться именно в контрактный срок. Когда обе стороны подписали документ УКЭП, он становится юридически значимым, сведения попадают в реестр контрактов, и начинает течь срок оплаты. Подробный разбор того, как считать дни и что делать при просрочке оплаты, — в статье про сроки оплаты по контракту 44-ФЗ.

Мотивированный отказ заказчика: что делать поставщику

В отведённый срок заказчик выбирает одно из действий: подписать документ (полностью или частично) или направить мотивированный отказ с обязательным указанием причин. Просто «не подписать» он не вправе: отказ без обоснования — сам по себе нарушение.

Получив отказ, действуйте по ситуации:

• Ошибка в реквизитах или мелкая опечатка (неверный адрес, описка в наименовании). Сформируйте исправительный документ. В нём правят только незначительные реквизиты, менять существенные условия и состав позиций нельзя.
• Изменилось количество или стоимость (приняли часть, согласовали другой объём). Здесь нужен корректировочный документ, а не исправительный: он отражает изменение самих товаров, работ, услуг.
• Отказ необоснован. Если претензии заказчика не соответствуют контракту, поставщик вправе обжаловать действия в ФАС или решать вопрос в суде. Электронная переписка в ЕИС фиксирует и ваш документ, и формулировку отказа — это готовая доказательная база.

При частичной приёмке заказчик подписывает документ на принятый объём, а по остатку формулирует замечания. Допоставку или исправленный результат вы оформляете новым документом о приёмке.

Если заказчик молчит или тянет со сроком

Просрочка приёмки случается часто, но для заказчика она небезобидна. Если срок по контракту прошёл, а реакции нет:

1. Зафиксируйте факт. В ЕИС видны дата размещения и статус документа — это подтверждение, что свои обязательства вы выполнили вовремя.
2. Направьте заказчику претензию со ссылкой на дату поступления документа и срок из контракта.
3. При систематическом нарушении сроков приёмки и оплаты подайте жалобу в ФАС: затягивание оплаты по госконтракту грозит заказчику административным штрафом.

Документ, подписанный вами и отправленный в срок, защищает от претензий о просрочке поставки: ответственность за дальнейшее бездействие лежит уже на заказчике.

Частые ошибки при электронном актировании

• Нет прав подписанта. УПД пытаются подписать без полномочия «ответственный за счета-фактуры», и документ не уходит. Настройте полномочия заранее, до конца срока поставки.
• Расхождение с условиями контракта. Цена, объём или наименование в документе не совпадают с реестром контрактов ЕИС. Это типовая причина мотивированного отказа, поэтому сверяйте позиции с реестром перед отправкой.
• Ошибки в кодах маркировки. Код указан не в том регистре, с лишними символами (ошибка 22) или передаётся КИ, владельцем которого поставщик не является (ошибка 23). Перед актированием убедитесь, что товар введён в оборот в «Честном знаке».
• Полная приёмка маркированного товара вместо частичной. Если заказчик примет УПД целиком, все коды перепишутся на него, включая физически не полученные. При частичной поставке оформляйте документ строго на фактический объём.
• Бумажный акт «для надёжности». Подписанная вне ЕИС бумага не запускает срок оплаты и не вносится в реестр контрактов.
• Отправка в последний день. Документ размещается до часа, плюс заказчику нужен его срок на проверку. Закладывайте запас, особенно к концу финансового года.

Реестр контрактов ЕИС — главная точка контроля поставщика: по нему видно стадию исполнения, дедлайны актирования и оплаты. Держать эти сроки по всем своим контрактам в одном окне помогает TenderScan — чтобы не пропустить срок ни по одному контракту.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли электронное актирование для закупок малого объёма?

Да, если закупка проведена в электронной форме через электронный магазин. Документ о приёмке формируется в ЕИС по тем же правилам, что и для аукциона.

Можно ли сформировать документ о приёмке до фактической поставки?

Нет смысла и рискованно: документ должен отражать реально поставленные товары, работы, услуги. Дата документа и факт поставки должны совпадать, иначе это основание для отказа и претензий.

В какой срок заказчик обязан подписать документ?

В срок, указанный в контракте, но не позднее 20 рабочих дней с даты поступления документа в ЕИС (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Чем исправительный документ отличается от корректировочного?

Исправительный правит незначительные реквизиты (опечатки, адрес), не затрагивая состав и цену позиций. Корректировочный оформляют, когда меняются количество или стоимость товаров, работ, услуг.

Когда заказчик обязан оплатить после подписания?

Не позднее 7 рабочих дней с даты подписания документа о приёмке через ЕИС; при казначейском сопровождении — до 10 рабочих дней (ч. 13.1 ст. 34 44-ФЗ).

Что сделать прямо сейчас

Не дожидаясь первой поставки, зайдите в личный кабинет ЕИС и настройте полномочия подписантов, проверьте срок действия УКЭП и оформите МЧД на сотрудников. Сверьте позиции будущего документа с реестром контрактов: именно расхождения с контрактом и проблемы с правами подписи чаще всего срывают приёмку и переносят оплату на недели вперёд.