Машиночитаемая доверенность (МЧД) для торгов в 2026

Если вашими заявками на торгах занимается не директор лично, а менеджер по тендерам, без машиночитаемой доверенности заявку не примут. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы в ЕИС и на электронных площадках только своей подписью физлица плюс МЧД. Разберём, когда доверенность обязательна, чем формат 003 отличается от старой корпоративной подписи, как оформить МЧД в ЕИС и загрузить её на ЭТП и что меняется с 1 февраля 2026 года.

Что такое МЧД и почему она заменила корпоративную подпись

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ в формате XML, которым организация передаёт сотруднику право действовать от её имени. Раньше тендерный специалист работал с сертификатом, где в одном файле были и реквизиты компании, и его ФИО. Такие сертификаты сотрудников удостоверяющие центры больше не выпускают.

Теперь схема другая. Юрлицу или ИП квалифицированную подпись выдаёт только удостоверяющий центр ФНС, и оформляют её на руководителя. Сотрудник получает обычную подпись физлица в любом аккредитованном УЦ, а его полномочия подтверждает отдельная МЧД. При подписании заявки площадка читает два объекта: подпись физлица и доверенность, в которой записано, что этот человек вправе подавать заявки от имени компании.

Подпись физлица плюс МЧД — обязательная связка для участия в торгах. Как получить и настроить саму подпись, мы разобрали в статье про квалифицированную электронную подпись для госзакупок.

Единый формат доверенности для федеральных площадок — версия 003 (в файлах он маркируется как EMCHD_1). Его разработало Минцифры, и именно он понимается ЕИС, ЭТП, ФНС и системами ЭДО. Доверенность в произвольном PDF или скан бумаги для торгов не подойдёт.

Когда МЧД обязательна и кого это касается

Ключевая дата — 1 сентября 2024 года. С этого момента подписывать электронные документы в ЕИС и на электронных площадках от имени организации сотрудник может только при наличии МЧД и собственной квалифицированной подписи физлица.

Сам переход растянули. Формат 003 заработал ещё с 1 сентября 2023 года, но обязательность для всех несколько раз сдвигали: Закон № 457-ФЗ от 04.08.2023 продлил переходный период, в течение которого ещё действовали старые сертификаты сотрудников со встроенными данными компании. Сейчас этот период закрыт, и работать без доверенности уже нельзя.

Доверенность нужна каждому, кто действует от лица компании на торгах: тендерному менеджеру, бухгалтеру, юристу, который подписывает контракт. Касается это и 44-ФЗ, и 223-ФЗ, и коммерческих закупок на площадках.

Кто может обойтись без МЧД

Без доверенности работает только тот, кто по уставу действует от организации без доверенности по умолчанию. Это генеральный директор или иной единоличный исполнительный орган. Он подписывает заявки и контракты своей подписью юрлица, выданной УЦ ФНС.

Индивидуальный предприниматель подписывает документы своей подписью ИП и доверенность сам себе не оформляет. А вот если ИП поручает торги наёмному сотруднику, тому уже нужна МЧД от имени предпринимателя.

Что меняется с 1 февраля 2026 года

Приказ Минцифры № 1001 от 5 ноября 2025 года расширил перечень обязательных сведений в доверенности. С 1 февраля 2026 года при выпуске новой МЧД нужно указывать больше данных:

• по доверителю: помимо ИНН и ОГРН, сведения о лице, которое действует от имени организации без доверенности (как правило, гендиректор); требование распространяется на филиалы и обособленные подразделения;
• по представителю: СНИЛС, ИНН и дату рождения физлица;
• полномочия желательно указывать по классификатору, а не свободным текстом, чтобы система считывала их автоматически;
• право на передоверие: нужно прямо прописать, можно ли передавать полномочия третьим лицам и требуется ли нотариальное заверение.

Доверенности, выпущенные в 2025 году и раньше, переоформлять не нужно, они действуют до окончания своего срока. Новые требования применяются только к МЧД, которые вы создаёте после 1 февраля 2026 года. Но если срок старой доверенности подходит к концу, перевыпускайте её уже по новым правилам.

Чтобы не пропустить окончание срока, держите сроки доверенностей и дедлайны тендеров в одном инструменте. ИИ-сервисы вроде TenderScan отслеживают подходящие лоты и заранее показывают требования техзадания, поэтому МЧД вы оформите спокойно, а не за день до подачи.

Как оформить МЧД для госзакупок в ЕИС

Здесь есть важная развилка, на которой спотыкаются новички. Для закупок по 44-ФЗ и для отдельных видов закупок по 223-ФЗ доверенность создаётся только в личном кабинете ЕИС. Документ, сделанный в стороннем сервисе, для этих закупок площадка не примет.

Если вы ещё не работали с ЕИС, сначала пройдите регистрацию в ЕИС и ЕРУЗ — без неё в личный кабинет не войти. Порядок действий такой:

1. Руководитель (или администратор организации с правами) входит в личный кабинет ЕИС со своей квалифицированной подписью.
2. Открывает раздел «Администрирование», вкладку «Пользователи».
3. Находит нужного сотрудника и через контекстное меню переходит в «Права доступа».
4. Отмечает конкретные полномочия: подача заявок, подписание протоколов, заключение контракта и так далее.
5. Когда выбраны полномочия, требующие доверенности, система сама предлагает сформировать документ.
6. Заполняет дату выдачи, срок действия и данные представителя.
7. Нажимает «Подписать и разместить» и заверяет МЧД подписью руководителя.

После этого доверенность регистрируется в системе. Отдельно загружать XML-файл на каждую федеральную площадку не нужно: площадки и ЕИС работают через распределённый реестр, поэтому при подписании заявки сведения о доверенности подтягиваются автоматически.

МЧД для коммерческих закупок и других площадок

Для коммерческих торгов и для ЭДО с контрагентами доверенность того же формата 003 можно выпустить иначе:

• через бесплатный сервис ФНС на сайте налоговой;
• через приложение «Госключ» или портал Госуслуг;
• через сервис оператора ЭДО, через который вы уже сдаёте отчётность.

Сам формат 003 один на всех восьми федеральных ЭТП по 44-ФЗ — Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЕЭТП (Росэлторг), ЭТП ГПБ и других. Какие площадки за что отвечают, мы разобрали в обзоре электронных торговых площадок для госзакупок. Какой способ выпуска МЧД выбрать, зависит от того, где вы участвуете. Ниже короткая сводка.

Где участвуете	Где создавать МЧД	Формат
Госзакупки 44-ФЗ и часть 223-ФЗ в ЕИС	Только в личном кабинете ЕИС	003
Коммерческие закупки на ЭТП	Сервис оператора ЭДО, ФНС или Госключ	003
Отчётность и ЭДО с контрагентами	ФНС, оператор ЭДО	003

Как загрузить и применять МЧД на ЭТП

На коммерческих площадках доверенность чаще загружают вручную. Готовый XML-файл вместе с файлом подписи (обычно с расширением .sig) добавляют в личном кабинете площадки в разделе с доверенностями представителя. Некоторые площадки также принимают номер МЧД из реестра ФНС, по которому сами подтягивают документ.

Дальше всё работает так. Сотрудник подписывает заявку или контракт своей подписью физлица, а площадка сверяет полномочия с доверенностью. Если в МЧД нет нужного права (например, оформлена только подача заявок, а человек пытается подписать контракт), система не пропустит действие.

Срок действия доверенности вы задаёте сами при выпуске. Если сотрудник увольняется или меняются его задачи, МЧД нужно отозвать. Отзыв оформляется там же, где доверенность создавалась: в ЕИС, в сервисе ФНС или у оператора ЭДО. После отзыва подписывать документы по ней уже нельзя.

Проверяйте полномочия в МЧД до подачи заявки, а не в день окончания приёма. Самая частая причина отклонения — доверенность есть, но в ней не указано нужное право или закончился её срок. Переоформить документ за час до дедлайна вы не успеете.

Ошибки при оформлении МЧД, из-за которых заявку не примут

• Доверенность сделана в стороннем сервисе для закупок, которые требуют выпуска только в ЕИС.
• В МЧД не включили нужное полномочие, и сотрудник не может подписать контракт после победы.
• Срок доверенности истёк, а новую не выпустили заранее.
• Доверенность оформлена на старый формат вместо 003.
• После увольнения сотрудника МЧД не отозвали, и подпись осталась действующей.

Сроки и условия по конкретным закупкам удобнее держать в одном месте. В TenderScan ИИ мониторит подходящие лоты и заранее разбирает требования техзадания, поэтому доверенность вы не оформляете в спешке за день до подачи.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли МЧД директору организации?

Нет. Руководитель действует от имени компании без доверенности по уставу и подписывает документы квалифицированной подписью юрлица от УЦ ФНС. МЧД нужна только сотрудникам и другим представителям.

Подойдёт ли для торгов старый сертификат сотрудника с данными компании?

Нет. Такие сертификаты больше не выпускают, а переходный период, когда ими ещё можно было пользоваться, закончился. Сотруднику нужна подпись физлица и отдельная МЧД формата 003.

Можно ли использовать одну МЧД на всех площадках?

Да, если доверенность сделана в едином формате 003 и в ней прописаны нужные полномочия. Исключение — закупки в ЕИС по 44-ФЗ, для которых доверенность создают именно в личном кабинете ЕИС.

Нужно ли переоформлять МЧД из-за изменений с 1 февраля 2026 года?

Доверенности, выпущенные раньше, действуют до конца своего срока, переоформлять их не требуется. Новые реквизиты обязательны только для МЧД, которые вы создаёте после 1 февраля 2026 года.

Сколько действует машиночитаемая доверенность?

Срок задаёт доверитель при выпуске. Жёсткого ограничения нет, но удобнее выставлять срок под конкретные задачи и обновлять доверенность по мере необходимости. При увольнении сотрудника МЧД отзывают досрочно.

Что сделать прямо сейчас

Проверьте, на ком в компании оформлены подписи и есть ли у тендерного менеджера действующая МЧД с нужными полномочиями. Если доверенности нет или её срок заканчивается, выпустите новую. Для госзакупок оформляйте её в личном кабинете ЕИС, для коммерческих площадок — через ФНС, Госключ или оператора ЭДО. Закладывайте на это время заранее, а не в день подачи заявки.

Когда МЧД оформлена, следующий шаг — найти подходящие тендеры. ИИ-поиск TenderScan подбирает лоты по характеристикам техзадания и КТРУ по всем площадкам сразу, так что первые релевантные закупки вы увидите в тот же день.