Тендеры без точного объёма: как считать цены единиц

Тендеры без объёма выглядят крупнее, чем могут оказаться на исполнении: в карточке закупки есть максимальная цена, но заказчик не обещает выбрать товары или услуги на всю эту сумму. Поставщик торгуется за цены единиц, а получает оплату только за фактически заказанное и принятое количество. Чтобы не выиграть убыточный контракт, до подачи заявки нужно посчитать экономику малого заказа, логистику и предел снижения суммы цен единиц.

Тендеры без объёма: как распознать закупку

Заказчик использует такую модель, когда количество товаров либо объём работ или услуг заранее определить невозможно. В этом случае он устанавливает сразу три показателя. Они предусмотрены частью 24 статьи 22 Закона № 44-ФЗ.

Ищите эти формулировки в извещении, структурированных данных закупки и проекте контракта. Не ориентируйтесь только на поле «цена контракта» в карточке. В документах должны быть цены отдельных позиций и механизм заказов по фактической потребности.

Эту модель нельзя переносить на обычный лот с известным количеством. Если заказчик заранее указал 100 столов или 500 упаковок бумаги, это закупка фиксированного объёма. У нее другая логика цены и исполнения контракта по 44-ФЗ.

Как меняются цены единиц после торгов

По закупке с неопределённым количеством итоговые цены единиц формируются через пропорциональное снижение. При подготовке проекта контракта заказчик уменьшает каждую начальную цену единицы пропорционально снижению начальной суммы цен единиц, предложенному победителем. Правило закреплено в подпункте «в» пункта 1 части 2 статьи 51 Закона № 44-ФЗ.

Если участник снизил начальную сумму цен единиц на 18%, каждая исходная цена единицы также уменьшается на 18%. Нельзя компенсировать низкую цену одной позиции произвольным повышением другой, если документы закупки и закон предусматривают пропорциональный расчет.

После заключения контракта заказчик оплачивает фактически поставленное количество по установленным ценам единиц, но общая оплата не может превысить максимальное значение цены контракта. Это следует из частей 2 и 2.1 статьи 34.

Для поставщика отсюда следуют два разных ограничения. Сверху стоит максимальная цена контракта. Снизу гарантированного денежного объёма может не быть, если проект контракта не устанавливает минимальную выборку. Именно нижняя граница чаще всего определяет, будет ли закупка выгодной.

Как посчитать цену при малом заказе

Обычная калькуляция по максимальной сумме вводит в заблуждение. Постоянные расходы распределяются на большой предполагаемый объём, и единица кажется прибыльной. Если заказчик выберет в пять раз меньше, доставка, документооборот и выезды сотрудников останутся, а маржа исчезнет. Для таких госзакупок нужен отдельный расчет малого заказа.

Сделайте минимум три сценария:

1. Малый заказ. Возьмите минимальную заявку или партию из проекта контракта. Если минимум не указан, используйте самый неблагоприятный реалистичный вариант, вплоть до одной единицы.
2. Средний объём. Оцените потребность по доступным данным заказчика, но не превращайте оценку в обещание закупки.
3. Полная выборка. Посчитайте исполнение до максимального значения цены контракта.

Для каждого сценария отдельно учтите:

• закупочную или производственную себестоимость единицы;
• доставку до всех адресов из проекта контракта;
• минимальную стоимость одной перевозки или выезда;
• упаковку, маркировку и документы;
• приемку, возвраты и возможную повторную доставку;
• стоимость финансирования отсрочки оплаты;
• резерв на изменение входных цен в течение срока исполнения.

После этого определите минимально допустимую цену каждой позиции. Для каждой строки разделите эту цену на начальную цену единицы и вычтите результат из единицы: получите допустимую долю снижения. Из всех строк выберите наименьшее допустимое снижение и примените его к начальной сумме цен единиц. Полученная сумма станет вашим внутренним стопом. Просто сложить минимальные цены недостаточно: единый процент снижения может опустить одну позицию ниже ее предела, даже если общая сумма выглядит приемлемой.

В условном примере начальные цены двух товаров составляют 1 000 и 500 рублей, а допустимые минимумы равны 900 и 300 рублям. Первый товар выдерживает снижение только на 10%, второй допускает снижение на 40%. Значит, общий предел снижения составляет 10%, а стоп по сумме единиц равен 1 350 рублям. Сумма минимумов 1 200 рублей ошибочно позволила бы снижение на 20% и цену первого товара 800 рублей, ниже его предела.

Условный пример расчёта

В закупке две позиции. Начальная цена единицы товара А составляет 1 000 рублей, товара Б составляет 500 рублей. Начальная сумма цен единиц равна 1 500 рублей, а максимальное значение цены контракта равно 1 000 000 рублей.

Победитель снизил сумму цен единиц на 20%, до 1 200 рублей. При пропорциональном расчете цена товара А составит 800 рублей, товара Б составит 400 рублей. Максимальное значение цены контракта при этом остается пределом совокупной оплаты, а не превращается в заказ на миллион рублей.

Предположим, заказчик за весь срок запросил 250 единиц товара А и 100 единиц товара Б. Тогда стоимость фактических поставок составит:

Поставщик получит 240 000 рублей, если товары поставлены и приняты. Разница между этой суммой и максимальным значением цены контракта не является долгом заказчика. Поэтому комиссия за участие, обеспечение, банковские расходы и подготовка к поставкам должны окупаться уже в сценарии ограниченной выборки.

Теперь добавим логистику. Если одна доставка стоит 12 000 рублей, а заказчик направляет десять мелких заявок, расходы составят 120 000 рублей. При одной крупной поставке была бы другая экономика. Именно график и минимальная партия могут оказаться важнее максимальной цены контракта.

Что проверить в проекте контракта

До подачи заявки найдите ответы на конкретные вопросы:

• как заказчик направляет заявки и когда они считаются полученными;
• установлен ли минимальный объём одной заявки;
• сколько адресов поставки или мест оказания услуг возможно;
• какой срок дается на исполнение отдельной заявки;
• может ли заказчик заказывать позиции в любой пропорции;
• как округляются цены единиц после пропорционального снижения;
• что происходит с арифметической разницей из-за округления;
• как оформляются приемка и оплата каждой поставки;
• есть ли обязанность держать запас товара или персонал в готовности;
• предусмотрена ли минимальная выборка за весь срок контракта.

Последний пункт не надо додумывать. Если минимальная выборка прямо не установлена, финансовая модель должна выдерживать небольшой фактический заказ. Запрос на разъяснение документации имеет смысл, когда механизм заявок, округления или расчета цен допускает несколько толкований.

При заключении контракта еще раз сверьте цены каждой позиции. Правила подписания и использования протокола разногласий разобраны в статье «Подписание контракта по 44-ФЗ: сроки и протокол разногласий». Если закупка требует обеспечения, включите его стоимость и нагрузку на оборотные средства в сценарий малого заказа. Базовые правила есть в материале «Обеспечение заявки по 44-ФЗ: размеры, формы, спецсчёт».

Решение об участии: рабочий чек-лист

Перед заявкой заполните одну таблицу по всем позициям. Для каждой укажите начальную цену, себестоимость, долю постоянных расходов, минимально допустимую цену и снижение до стопа. Отдельно добавьте три сценария общей выручки и логистики.

Участвовать разумно, если одновременно выполняются условия:

• каждая цена единицы после планового снижения покрывает переменные расходы;
• малый заказ покрывает неизбежные расходы на запуск и обслуживание контракта;
• компания выдерживает сроки отдельных заявок без дорогого аварийного запаса;
• адреса и частота поставок учтены в логистике;
• обеспечение и отсрочка оплаты не создают кассовый разрыв;
• команда понимает, что максимальная цена является лимитом, а не гарантированной выручкой.

Зафиксируйте стоп до начала торгов. Менять его в момент аукциона можно только после пересчета конкретной статьи затрат, а не из желания во что бы то ни стало остаться первым.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли заказчик выбрать весь объём на максимальную цену контракта?

Нет. При неопределённом объёме оплата идет по ценам единиц за фактически поставленное, выполненное или оказанное в пределах максимального значения цены контракта. Гарантию минимальной выборки можно учитывать только тогда, когда она прямо следует из условий конкретного контракта.

На торгах уменьшается максимальная цена контракта?

Участники снижают показатель, связанный с суммой цен единиц. Максимальное значение цены контракта остается пределом оплаты. После торгов каждая цена единицы уменьшается пропорционально снижению начальной суммы цен единиц.

Можно ли сделать одну позицию дешевле, а другую дороже?

Для закупки по части 24 статьи 22 цены единиц в проекте контракта уменьшаются пропорционально снижению суммы цен единиц. Произвольное перераспределение против этого механизма создает риск несоответствия проекту контракта и итогам процедуры.

Что делать, если в документах неясна минимальная партия?

Подайте запрос на разъяснение в срок и способом, предусмотренными процедурой. До получения ответа считайте консервативный сценарий. Максимальная цена сама по себе не подтверждает, что заказчик будет направлять крупные заявки.