Тендеры с доставкой по заявкам: как оценить нагрузку

Тендеры с доставкой по заявкам выглядят удобными: поставщик получает заказ и привозит нужное количество товара. Но итоговая нагрузка зависит от минимальной партии, частоты заявок, числа адресов и срока реакции. В госзакупках эти условия нужно превратить в расчет до торгов, иначе общая цена контракта скроет убыточные мелкие рейсы.

Тендеры с доставкой по заявкам: что выписать из документов

Соберите условия не только из технического задания. Порядок заявок может находиться в проекте контракта, графике, спецификации и инструкции по приемке. Если читать один файл, легко пропустить адрес филиала или обязанность доставлять небольшую партию в день обращения.

Для расчета нужны следующие данные:

• общий объем и максимальная цена контракта;
• цена каждой единицы товара;
• минимальная и максимальная партия по одной заявке;
• срок между получением заявки и доставкой;
• дни и часы приемки;
• количество адресов и расстояние между ними;
• право заказчика менять адрес внутри территории;
• способ передачи заявки и момент, когда она считается полученной;
• возможность отменить или уточнить уже направленную заявку;
• требования к разгрузке, подъему, таре и температуре;
• периодичность приемки и оформления документов;
• ответственность за просрочку отдельной поставки.

Сведите условия в таблицу. Пустая ячейка означает не нулевое обязательство, а неизвестность, которую нужно проверить.

Статья 34 Закона № 44-ФЗ связывает контракт с условиями извещения, документации, заявки и окончательного предложения. Цена контракта по общему правилу твердая. Для закупок с неизвестным объемом закон предусматривает цены единиц и максимальное значение цены, а оплачивается фактически поставленное количество в пределах этого максимума. Поэтому максимальная цена не равна гарантированной выручке поставщика.

Как посчитать стоимость одной заявки

Разделите затраты на переменные и рейсовые. Переменные растут вместе с количеством товара: закупочная цена, упаковка, маркировка. Рейсовые возникают каждый раз независимо от размера партии: подача машины, время водителя, пропуск, разгрузка, оформление приемки.

Упрощенная формула для внутреннего расчета:

Себестоимость заявки = товар + комплектование + транспорт + разгрузка + документы + резерв риска

Потом разделите эту сумму на количество единиц в заявке. Маленькая партия почти всегда имеет более высокую себестоимость единицы, потому что транспорт и приемка распределяются на меньшее количество товара.

Посчитайте минимум три сценария:

1. Крупные редкие заявки, близкие к максимальной партии.
2. Средняя партия по ожидаемому рабочему графику.
3. Минимально допустимая партия с максимально частой доставкой.

Третий сценарий нужен даже тогда, когда закупщик заказчика устно обещает забирать товар крупными партиями. Обязательство определяют документы, а состав сотрудников и планы заказчика могут измениться после заключения контракта.

Если минимальная партия не установлена, проверьте экономику доставки одной единицы. Если частота заявок не ограничена, посчитайте физический предел: сколько рейсов компания способна выполнить в сутки с учетом комплектования, дороги и приемки. Эти расчеты показывают, какой вопрос направить заказчику и при какой цене участие остается разумным.

Проверьте срок, маршрут и приемку

Короткий срок доставки требует готового запаса. Заказать товар у производителя после получения каждой заявки может не получиться. В расчет добавляют стоимость хранения, замороженные оборотные средства, риск порчи или устаревания и площадь для комплектования.

Маршрут проверяйте до подачи заявки. Название города ничего не говорит о времени приемки на закрытой территории. Уточните режим пропусков, ограничения для грузового транспорта, парковку, этаж, наличие лифта и среднее время оформления документов. Для нескольких филиалов составьте отдельную карточку каждого адреса.

Разберите и момент получения заявки. Письмо, отправленное вечером, может запускать срок немедленно, если контракт не связывает его с рабочими часами. Если заявку передают через несколько каналов, компании нужен единый журнал регистрации, чтобы диспетчер не пропустил поручение или не создал два одинаковых рейса.

Практический порядок работы:

• назначить один адрес или кабинет для приема заявок;
• автоматически регистрировать дату и время получения;
• проверять ассортимент, количество, адрес и контакт получателя;
• подтверждать заказчику принятие заявки;
• передавать данные на склад и в логистику без ручного перепечатывания;
• связывать накладную и приемочный документ с номером заявки;
• вести остаток по максимальному объему контракта.

Статья 506 ГК РФ описывает договор поставки как передачу товара в обусловленный срок для предпринимательских или иных непотребительских целей. В конкретной закупке содержание этого срока и порядок поставки задает контракт, поэтому внутренний процесс должен повторять его формулировки.

Как выбрать стратегию участия

Стратегия участия начинается с предельной нагрузки, а не с желаемой скидки. Определите, сколько минимальных заявок компания может выполнить без нарушения других контрактов. Если предел ниже возможного числа заявок заказчика, скидка проблему не исправит.

До торгов примите решения по четырем вопросам:

1. Какой запас товара придется держать постоянно.
2. Нужен ли отдельный автомобиль или можно объединять маршруты.
3. Кто заменит водителя, кладовщика и специалиста по приемке.
4. При какой цене минимальная партия остается безубыточной.

Для каждой неизвестности выберите действие. Если можно получить разъяснение, направьте запрос. Если условие допускает несколько сценариев, рассчитайте худший разумный. Если риск нельзя оценить или покрыть ценой, зафиксируйте отказ от участия. Такая дисциплина полезнее общего правила "не снижаться ниже маржи", потому что маржа зависит от количества рейсов.

Внутреннюю цену сравнивайте не с максимальной ценой контракта, а с ожидаемым денежным потоком. Поставщик может зарезервировать товар на весь максимум, а заказчик выберет только часть объема. Для закупки с ценами единиц оцените, сколько товара нужно держать на складе, кто финансирует запас и можно ли использовать остаток в других продажах.

Подробный порядок формирования цены есть в статье о расчете цены заявки на тендер. Для регулярных развозов добавьте к нему стоимость каждой остановки и работы с заявкой.

Условный пример: канцелярия по пяти адресам

Компания рассматривает поставку канцелярских товаров по заявкам в течение года. Максимальная цена контракта составляет 3 млн рублей. В документах указаны пять адресов, доставка в течение двух рабочих дней и приемка каждой партии. Минимальная сумма одной заявки не установлена.

Поставщик сначала считает, что будет два рейса в месяц со средней партией 125 тыс. рублей. При таком сценарии логистика занимает небольшую долю выручки. Затем тендерный специалист проверяет худший допустимый вариант: пять адресов могут направлять отдельные заявки, а одна заявка может состоять из нескольких недорогих позиций.

Условный расчет показывает: комплектование и доставка одной небольшой заявки стоят 2 400 рублей без учета товара. Если каждый адрес направляет по две заявки в неделю, за год получится около 520 рейсов, а рейсовые затраты превысят 1,2 млн рублей. Это не прогноз поведения заказчика, а проверка границы риска.

Поставщик направляет запрос о минимальной партии и возможности объединять заявки по датам. Если документы не изменятся, компания принимает решение исходя из сценария, разрешенного контрактом. Она либо поднимает минимально приемлемую цену, либо отказывается от участия, если даже цена без снижения не покрывает нагрузку.

Рабочий результат статьи можно использовать как форму допуска к торгам: таблица условий, три сценария, предельное число рейсов и цена минимальной партии. В тендерном отделе эту проверку стоит закрепить за аналитиком, а логист должен подтвердить исходные данные. Распределение ролей разобрано в статье об организации тендерного отдела.

Часто задаваемые вопросы

Максимальная цена контракта гарантирует такой объем заказов?

Нет. В закупке с ценами единиц заказчик оплачивает фактически поставленное количество в пределах максимального значения цены. Проверьте условия конкретного извещения и контракта.

Что делать, если минимальная партия не указана?

Рассчитайте доставку одной единицы или самой маленькой возможной партии и направьте запрос на разъяснение. Не подменяйте условие устным обещанием заказчика заказывать крупно.

Как учесть несколько адресов?

Посчитайте каждый адрес как отдельную остановку: дорога, пропуск, разгрузка и приемка. Затем проверьте, разрешает ли контракт объединять заявки в один маршрут и общий день.

Нужен ли запас на весь максимальный объем?

Не всегда, но срок поставки может потребовать резервного остатка. Сопоставьте срок заявки со сроком пополнения, минимальной партией производителя и возможностью использовать запас в других продажах.

Какой сценарий брать для решения об участии?

Проверьте минимум крупные, средние и минимальные частые заявки. Решение должно выдерживать худший разумный сценарий, который допускают документы закупки.