Сертификат соответствия и декларация для тендера

Заказчик требует «документ о подтверждении соответствия», а поставщик не понимает: сертификат соответствия для тендера нужен или хватит декларации. От ответа зависит, отклонят заявку или нет. Разберём, чем отличаются два документа, что вправе требовать заказчик по 44-ФЗ и как за минуту проверить документ в реестре ФСА.

Сертификат и декларация: в чём разница

Оба документа подтверждают, что товар отвечает требованиям технических регламентов. Юридическая сила у них одинаковая — это не «слабый» и «сильный» вариант. Разница в том, кто отвечает за результат и кто проводит проверку.

Вывод простой: форму подтверждения выбирает не поставщик и не заказчик. Её диктует закон. На один товар положен либо сертификат, либо декларация — не оба сразу и не «на выбор».

Не путайте сертификат соответствия на товар с «декларацией о соответствии участника требованиям закупки». Второе — это галочка в заявке о том, что компания отвечает требованиям статьи 31 44-ФЗ. К качеству товара она отношения не имеет.

Что определяет форму подтверждения

Форму задаёт перечень, в который попадает продукция. Главный ориентир — постановление Правительства № 2425 от 23 декабря 2021 года. Оно действует с 1 сентября 2021 года и содержит два единых перечня: товары, подлежащие обязательной сертификации, и товары, на которые оформляют декларацию о соответствии.

Логика поиска такая:

1. Определите код продукции по ОКПД-2 и ТН ВЭД.
2. Проверьте, есть ли товар в перечнях ПП № 2425.
3. Если товар попадает под технический регламент ЕАЭС (ТР ТС), смотрите форму подтверждения прямо в регламенте — там для каждой позиции указано: сертификация или декларирование.
4. Если товара нет ни в перечнях, ни под действием ТР ТС — обязательное подтверждение соответствия не требуется.

Один и тот же вид продукции может попадать под национальные требования (ПП № 2425) или под техрегламент ЕАЭС. Это разные системы со своими реестрами и бланками. Поэтому сначала определите, по какому основанию товар подлежит оценке.

Обязательная сертификация товара для тендера

Обязательная сертификация — это случаи, когда закон требует именно сертификат, а декларации недостаточно. Сюда попадают группы с повышенными рисками: часть электрооборудования, средства защиты, отдельные категории детских товаров, продукции лёгкой промышленности. Точный список — в перечне ПП № 2425 и в соответствующих ТР ТС.

Если товар в этом перечне, поставщик не может заменить сертификат декларацией. Заказчик отклонит заявку с неверной формой документа на законных основаниях.

Что вправе требовать заказчик по 44-ФЗ

Здесь поставщики чаще всего ошибаются — в обе стороны. Заказчик требует лишнее, или поставщик прикладывает не то.

Базовое правило из статьи 33 44-ФЗ: заказчик описывает объект закупки через требования технических регламентов и стандартов. Требовать документы о соответствии заказчик вправе только тогда, когда товар подлежит обязательному подтверждению по закону.

• Товар под обязательной сертификацией или декларированием — заказчик вправе требовать копию сертификата или декларации во второй части заявки.
• Товар не подлежит обязательному подтверждению — требовать документ о соответствии заказчик не вправе.
• Добровольную сертификацию заказчик требовать не может — это прямо противоречит закону о контрактной системе.

Перед подачей заявки прочитайте, что именно требует документация: копию документа на этапе заявки или предоставление перед поставкой. Это разные сроки и разный риск отклонения. Формулировку ищите в требованиях к составу заявки и в проекте контракта.

Отдельный момент — закупки по 223-ФЗ. Здесь правила гибче: заказчик устанавливает требования в своём положении о закупке и в документации. Но логика та же — требовать можно подтверждение, предусмотренное законодательством для конкретного товара.

Как проверить документ в реестре ФСА

Любой сертификат или декларацию проверяют в одном месте — Федеральной государственной информационной системе Росаккредитации (ФГИС ФСА). Это первоисточник: бумажная копия или скан без записи в реестре юридической силы не имеют.

Реестр сертификатов ФСА и реестр деклараций — разные разделы одного портала pub.fsa.gov.ru. Порядок проверки:

1. Откройте нужный раздел: «Реестр сертификатов» или «Реестр деклараций».
2. Введите номер документа полностью или частично.
3. Сверьте статус — действует, прекращён, приостановлен или архивный.
4. Сверьте заявителя, изготовителя, описание продукции и срок действия с тем, что в заявке.
5. Убедитесь, что описание товара в документе совпадает с предметом закупки.

На что смотреть особенно внимательно:

• Статус «действует» на дату подачи заявки и на дату поставки.
• Совпадение наименования и кода продукции с позицией закупки.
• Срок действия — он не должен заканчиваться раньше срока поставки.
• Совпадение схемы подтверждения с той, что требует техрегламент.

Проверяйте документы поставщиков заранее, особенно при перепродаже чужого товара. Просроченная или приостановленная декларация в реестре ФСА — повод для отклонения заявки и риск срыва контракта.

Где это пересекается с подготовкой заявки

Самая частая причина ошибок — требования к подтверждению соответствия спрятаны в техническом задании и проекте контракта, а не вынесены отдельным пунктом. Поставщик читает наискосок и пропускает фразу про сертификат.

Здесь помогает автоматический разбор документации. TenderScan вытаскивает требования из ТЗ и сверяет характеристики товара с позицией КТРУ, поэтому требование о форме подтверждения соответствия не теряется в многостраничной документации. Вы видите, что именно требует заказчик, до подачи заявки, а не после отклонения.

Полезно связать это с другими этапами подготовки. О том, как читать ТЗ и не пропустить скрытые условия, мы писали в материале про техническое задание в закупках. Разобраться с кодами товара помогает разбор ОКПД-2 и КТРУ. А типичные основания для отклонения собраны в статье про отклонение заявки по 44-ФЗ.

Часто задаваемые вопросы

Сертификат и декларация — это одно и то же?

Нет. Это два разных документа с равной юридической силой. Сертификат оформляет аккредитованный орган на основе испытаний, декларацию заявитель принимает сам и сам отвечает за её содержание. Какой документ нужен на конкретный товар, определяет закон, а не выбор поставщика.

Как узнать, что нужно на мой товар — сертификат или декларация?

Определите код продукции по ОКПД-2 и ТН ВЭД, затем проверьте перечни в ПП № 2425 и профильный технический регламент ЕАЭС. В перечне обязательной сертификации — нужен сертификат. В перечне декларирования или в ТР ТС с формой «декларирование» — декларация. Если товара нет нигде — обязательное подтверждение не требуется.

Может ли заказчик по 44-ФЗ требовать сертификат на любой товар?

Нет. Требовать документ о подтверждении соответствия заказчик вправе только для товаров, которые подлежат обязательной сертификации или декларированию по закону. На добровольную сертификацию требование незаконно. Основание — статья 33 44-ФЗ.

Как проверить декларацию о соответствии для госзакупки?

Зайдите на портал ФГИС Росаккредитации pub.fsa.gov.ru, откройте реестр деклараций, введите номер документа и сверьте статус, заявителя, изготовителя и описание продукции. Действующая запись в реестре — единственное подтверждение. Скан без записи юридической силы не имеет.

Что будет, если приложить декларацию вместо сертификата?

Если товар подлежит обязательной сертификации, замена сертификата декларацией — основание для отклонения заявки. Формы подтверждения не взаимозаменяемы: на товар положена строго одна, заданная законом.