Остаточный срок годности в ТЗ: как проверить поставку

Остаточный срок годности в ТЗ надо считать на установленное документами событие для каждой партии, например поставку или приемку, а не на дату заявки, победы или закупки товара у дистрибьютора. Ошибка в несколько дней может привести к отказу в приемке, даже если товар новый и его общий срок годности еще не истек. До того как заявка на тендер будет подана, поставщику нужен календарный расчет по каждой партии и запас на склад, перевозку и перенос даты поставки.

Остаточный срок годности в ТЗ: найдите способ расчёта

Заказчики формулируют требование по-разному. Сначала определите, какой показатель используется:

Не подменяйте «поставку» «приемкой». Машина может приехать 10 числа, а документ о приемке заказчик подпишет 12 числа. Если техническое задание привязывает остаток к приемке, расчет на 10 число дает ложный запас.

Статья 33 Закона № 44-ФЗ позволяет заказчику задавать функциональные, технические и качественные характеристики товара и показатели, по которым проверяют соответствие. Требование к сроку годности нужно читать как часть описания объекта закупки и сверять с точными формулировками статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

Проценты вроде 70% или 80% не являются универсальным правилом для всех товаров и тендеров. Они имеют значение, только если установлены документацией конкретной закупки или применимыми обязательными правилами для товара.

Формула для процентов, дней и месяцев

Если производитель указывает общий срок в днях, расчет простой:

1. Общий срок годности умножьте на требуемый процент.
2. Получите минимальный остаток на контрольную дату.
3. Вычтите минимальный остаток из общего срока.
4. Результат покажет максимально допустимый возраст товара.

Например, общий срок составляет 360 дней, а заказчик требует остаток не менее 75%. Минимальный остаток равен 270 дням, допустимый возраст товара составляет 90 дней.

Если срок указан в месяцах или годах, не переводите его механически в условные 30 или 365 дней без основания. Смотрите, как производитель наносит даты на упаковку и как сформулировано требование заказчика. Календарные месяцы имеют разную продолжительность.

По статье 472 Гражданского кодекса РФ товар, для которого установлен срок годности, должен передаваться так, чтобы его можно было использовать по назначению до истечения срока, если договором не предусмотрено иное. Конкретный остаток для закупки определяйте по договору и техническому заданию.

Заложите внутренний буфер. Если расчет показывает предельную дату производства 22 июля, партия от 22 июля формально находится на границе. Задержка приемки на день может сделать ее несоответствующей. Для закупки выбирайте более свежий товар, а размер запаса определяйте по реальному маршруту и условиям контракта.

Условный пример с датой производства

Плановая приемка назначена на 20 октября. Общий срок годности товара составляет 360 дней. Техническое задание требует не менее 75% общего срока на момент приемки.

Расчет:

Партия, произведенная 15 июля, к плановой приемке будет старше допустимого возраста. Партия от 1 августа имеет запас, но его еще нужно проверить с учетом фактической даты приемки.

Теперь предположим, что приемка по допустимому порядку перенесена на 5 ноября. Возраст товара от 1 августа составит 96 дней, остаток будет равен 264 дням, или примерно 73,3% общего срока. Партия уже не выполняет требование 75%. Поставщик должен пересчитать остаток, а не ссылаться на соответствие первоначальной дате.

Пример условный. В реальной поставке учитывайте способ маркировки: производитель может указывать дату изготовления и срок, дату окончания или месяц без конкретного дня. Правило округления нельзя придумывать самостоятельно. При неясности запросите разъяснение до подачи заявки.

Как проверить поставку из нескольких партий

Один сертификат или фотография коробки не подтверждают весь объем, если поставка собирается из разных партий. Создайте реестр партий до отгрузки:

• наименование и артикул;
• номер партии;
• дата производства;
• дата окончания срока годности;
• общий срок по маркировке изготовителя;
• количество единиц;
• плановая дата поставки;
• ожидаемая дата приемки;
• остаток в днях или процентах;
• запас относительно требования ТЗ.

Считайте каждую партию отдельно. Средний остаток по поставке не помогает, если одна коробка не соответствует требованию. При сборке заказа на складе установите блокировку по предельной дате производства, чтобы комплектовщик не добавил старую партию к свежей.

Проверьте расхождения между внешней упаковкой и единичным товаром. На транспортном коробе может стоять одна дата, а внутри находиться несколько партий. Если заказчик принимает поштучно, подтверждение должно позволять проверить каждую единицу в требуемом объеме.

Для поэтапной поставки используйте отдельную предельную дату на каждый этап. Товар, подходящий для первой партии, не обязательно подойдет для последней через несколько месяцев. Не закупайте весь объем заранее, пока не проверили график и скорость старения остатка.

Настройте контроль в момент резервирования товара. Закупщик передает складу не просто минимальную дату, а дату для конкретного этапа и внутренний запас. Склад отмечает выбранные партии и запрещает их замену без повторного расчета. Перед погрузкой второй сотрудник сверяет маркировку с реестром. Если производитель заменил партию, новая дата заносится в таблицу до оформления отгрузочных документов.

Для длинного маршрута проверьте срок дважды: на плановую приемку и на приемку после разумной задержки, которую компания использует во внутреннем сценарии. Второй расчет не меняет условие контракта, но показывает, насколько быстро партия станет пограничной.

Документы и маркировка до отгрузки

Точный комплект документов берите из закупки и правил, применимых к товару. Универсальный набор для всех категорий назвать нельзя. Поставщик должен сопоставить требование ТЗ с тем, что реально выдает производитель или дистрибьютор.

Проверьте:

1. Где нанесены дата производства и срок годности.
2. Совпадают ли данные на товаре, коробе и в сопроводительных документах.
3. Читается ли маркировка после транспортировки.
4. Можно ли связать документ с конкретной партией.
5. Не закрывает ли транспортная этикетка обязательные данные.
6. Требует ли заказчик фото, реестр или копии документов до поставки.
7. Кто проверяет срок на складе поставщика и кто выпускает товар в отгрузку.

Не включайте в заявку документы, которых заказчик не требует, просто потому что они есть у отдела закупок. Но до участия убедитесь, что к поставке сможете передать весь обязательный комплект.

Если техническое задание использует одновременно «дата поставки» и «дата приемки» без ясного правила, задайте конкретный вопрос. Попросите назвать контрольное событие и привести расчет для пограничной партии. Это лучше, чем спорить о толковании после доставки.

Чек-лист экономики и исполнения

Свежая партия может стоить дороже или требовать специального заказа у производителя. В калькуляцию включите:

• срок производства и резервирования партии;
• время доставки до вашего склада и до заказчика;
• возможный перенос приемки;
• расходы на раздельное хранение партий;
• возврат или реализацию товара, который перестал подходить;
• стоимость срочной замены;
• потери от минимальной партии производителя;
• график нескольких поставок.

Перед подачей подтвердите, что поставщик по вашей цепочке готов закрепить нужную свежесть письменно. Формулировка «обычно приезжает свежее» не дает основания для цены и срока.

Проверить остальные риски документации поможет статья «Анализ тендерной документации: чеклист за 30 минут». Если предлагается аналог товара, сопоставьте не только характеристики, но и его реальный срок годности по материалу «Эквивалент товара в заявке: как описать характеристики».

Рабочий результат подготовки состоит из календаря поставок и реестра партий. В календаре указана предельная дата производства для каждого этапа, а в реестре видно, какая партия пройдет приемку с запасом.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли обязательный остаток 70% или 80% для любого товара?

Нет универсального процента для всех закупок. Проверяйте техническое задание, проект контракта и обязательные правила для конкретной категории товара.

На какую дату считать остаточный срок?

На событие, указанное в документации: поставку, приемку или другую названную дату. Если документы используют разные события и не объясняют приоритет, запросите разъяснение.

Можно ли посчитать срок один раз для всей поставки?

Только если все единицы относятся к одной партии с одинаковыми датами. Для нескольких партий считайте каждую отдельно, иначе средний показатель скроет несоответствующий товар.

Что делать, если приемку перенесли?

Пересчитайте остаток на новую фактическую дату и проверьте каждую подготовленную партию. Если товар перестал соответствовать, замените его до передачи заказчику или действуйте по условиям контракта, не скрывая расхождение.