CRM для тендерного отдела: что должно быть внутри

Когда отдел готовит две-три заявки в месяц, хватает папки на диске и таблицы. На двадцати заявках начинаются потери: пропущенный срок подписания контракта, зависшее обеспечение на спецсчёте, повторно посчитанная логистика, выигранный лот с отрицательной маржой. Разбираем, какие сущности, поля и отчёты должна вести система тендерного отдела, какие сроки она обязана считать сама и где заканчивается автоматизация.

Почему обычная CRM продаж здесь не работает

В продажах воронку двигает менеджер: он решает, когда позвонить и когда выставить счёт. В закупках календарь чужой. Дату окончания подачи заявок ставит заказчик, срок подписания контракта считается от его действий, срок возврата обеспечения привязан к дате исполнения обязательств. Система, которая не умеет считать даты от внешних событий, для тендерного отдела бесполезна.

Второе отличие в структуре объекта. Сделка в CRM продаж атомарна. Тендерный лот распадается на позиции спецификации, у каждой своя номенклатура, свой поставщик и своя маржа. Пока позиции не заведены отдельными записями, отдел не может ответить на вопрос «какие товары мы чаще всего проигрываем по цене» и «где мы регулярно не проходим по характеристикам».

Минимальный набор сущностей

Ниже структура, которая закрывает работу отдела без лишних сущностей. Всё, что сверх неё, добавляйте только после того, как заработает база.

Отдельно заведите справочник собственной номенклатуры с характеристиками в том же виде, в каком их пишут в ТЗ: не «сервер такой-то модели», а разложенные параметры (объём памяти, число портов, класс защиты, единица измерения). Без этого сверка позиции с техническим заданием останется ручной.

Стадии воронки и что считать конверсией

Главное правило: отклонение всегда фиксируется с кодом причины. Без этого справочника у вас нет данных для улучшения. Минимальный набор причин: несоответствие характеристик, отсутствие в реестре, ошибка в декларации, просроченный документ, отсутствие лицензии или допуска, цена выше конкурента.

Считайте две конверсии отдельно. Технический допуск (допущено / подано) показывает качество работы с документами и характеристиками. Победа (выиграно / допущено) показывает ценовую позицию. Если проседает первая цифра, проблема в подготовке. Если вторая, проблема в закупочных ценах или в выборе ниши.

Модуль сроков: что система обязана считать сама

Это тот блок, ради которого CRM окупается быстрее всего. Даты не вводятся руками, они вычисляются от события.

Пять рабочих дней на подписание контракта звучат комфортно ровно до того момента, когда протокол выходит в пятницу перед длинными выходными, а обеспечение исполнения нужно получить в банке. Пропуск срока означает признание уклонившимся от заключения контракта и реестр недобросовестных поставщиков на два года. Система должна поднимать задачу в день размещения проекта, а не за сутки до дедлайна.

Отдельный триггер поставьте на возврат обеспечения. Сумма, зависшая у заказчика на месяц после исполнения, никак себя не проявляет в отчётности, пока кто-нибудь не сверит остатки вручную.

Деньги: поля, которые превращают карточку лота в калькулятор

Маржа лота считается не от прайса, а от полной себестоимости участия. Минимальный набор полей для расчёта:

1. Закупочная цена позиции без НДС и условия поставщика (срок, отсрочка, минимальная партия).
2. Логистика до места поставки заказчика, включая разгрузку и подъём, если это в ТЗ.
3. Стоимость обеспечения заявки: либо процент годовых на замороженные деньги, либо комиссия по независимой гарантии.
4. Стоимость обеспечения исполнения контракта по той же логике, но на весь срок контракта плюс гарантийный период.
5. Комиссия оператора площадки с победителя по регламенту конкретной ЭТП.
6. Трудозатраты на подготовку заявки в часах, умноженные на стоимость часа специалиста.
7. Риск штрафов и пеней по проекту контракта, если график поставки жёсткий.

Пример расчёта на условных цифрах. Контракт на 3 000 000 ₽, срок исполнения 6 месяцев, обеспечение исполнения 5%, то есть 150 000 ₽ собственными деньгами. При внутренней стоимости капитала 25% годовых замороженные деньги стоят 150 000 × 0,25 × 0,5 = 18 750 ₽, это 0,6% суммы контракта. Оплата придёт в течение 7 рабочих дней после приёмки, но до приёмки товар нужно купить и привезти: кассовый разрыв ещё на 2–3 месяца при отсрочке поставщика в 14 дней. Если валовая маржа по позициям 9%, то есть 270 000 ₽, то стоимость денег съедает примерно седьмую часть заработка, а не «немного».

Стоимость одной заявки считайте по фонду оплаты труда отдела. Специалист с окладом 80 000 ₽ обходится компании примерно в 104 000 ₽ с учётом страховых взносов. При 40 подготовленных заявках в месяц одна заявка стоит около 2 600 ₽. При техническом допуске 70% и победе в 20% допущенных из 40 заявок получается около 5–6 побед, то есть стоимость одной победы порядка 18 000–21 000 ₽ только по труду. Эти цифры нужны не для отчёта, а для решения: какие ниши закрывать и на каком объёме нанимать второго специалиста.

Отчёты, которые смотрят каждую неделю

• Технический допуск и победы по категориям номенклатуры за квартал.
• Топ причин отклонения с количеством лотов и суммой упущенной НМЦК.
• Средняя глубина падения цены в нише: на сколько процентов от НМЦК уходит победитель.
• Заказчики с повторными закупками вашей номенклатуры и датами прошлых процедур.
• Замороженные деньги: сумма обеспечений в работе и просроченные возвраты.
• Дебиторка по исполненным контрактам с расчётом просрочки в рабочих днях.

Где заканчивается CRM и начинается ИИ

CRM хранит и напоминает. Она не читает документацию. Разбор ТЗ, сопоставление позиции спецификации с вашим товаром и вывод «проходим или нет по каждой характеристике» — отдельная задача, которую до недавнего времени закрывали только руками.

Здесь и работает языковая модель: она вытаскивает из ТЗ и приложений требования по каждой позиции, приводит формулировки к сопоставимому виду (диапазоны, знаки «не менее» и «не более», единицы измерения) и сверяет с характеристиками вашей номенклатуры. В TenderScan это выведено в результат сканирования: по каждой позиции лота видно совпадение с вашим прайсом и конкретный параметр, по которому есть расхождение. Дальше человек принимает решение и заводит лот в свою систему как квалифицированный.

Чего от модели ждать не стоит: юридической квалификации спорных условий контракта, решения о цене подачи, оценки платёжной дисциплины заказчика. Это остаётся за отделом.

Как выбрать инструмент

Чек-лист внедрения за 30 дней

1. Выгрузить все лоты за последние 12 месяцев с результатом и причиной отклонения.
2. Собрать справочник номенклатуры с разложенными характеристиками, а не одним текстовым описанием.
3. Описать стадии воронки и назначить ответственного за каждую.
4. Завести справочник причин отклонения и запретить закрывать лот без указания причины.
5. Настроить автоматический расчёт сроков из таблицы выше.
6. Добавить в карточку лота поля себестоимости и стоимости обеспечения.
7. Подключить мониторинг лотов по своей номенклатуре так, чтобы карточка создавалась без ручного ввода.
8. Через месяц собрать первый отчёт по допуску и победам и решить, что менять.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли обойтись доработкой существующей CRM продаж?

Можно, если в ней есть произвольные сущности, связи «многие ко многим» и расчёт дат по формулам от событий. Проверьте на одном сценарии: контракт по 44-ФЗ, протокол разногласий, пересчёт срока подписания. Если это не собирается без программиста, дешевле взять отраслевое решение.

Какие поля обязательны в карточке лота с первого дня?

Номер извещения, заказчик с ИНН, закон, ЭТП, НМЦК, дата и время окончания подачи, обеспечение заявки и контракта, ответственный, позиции спецификации с кодами КТРУ или ОКПД-2. Остальное добавляется по мере надобности.

Как считать win rate, чтобы цифра была честной?

Раздельно: допуск считается от поданных заявок, победа от допущенных. Общая конверсия от найденных лотов не показывает ничего, потому что зависит от ширины настроек мониторинга.

Нужно ли хранить в системе конкурентов?

Да, минимум ИНН и поданную цену из итоговых протоколов. Через полгода это даёт понимание, на какую глубину падения цены нужно закладываться в конкретной категории.

Что делать со старыми лотами при переносе?

Переносите последние 12 месяцев с результатом и причиной отклонения. Более старые данные для аналитики почти бесполезны: изменились и цены, и требования документации.

Что сделать первым

Начните не с выбора программы, а с двух справочников: причины отклонения и номенклатура с характеристиками. Они определяют, будет ли от системы польза. Отдел, который научился фиксировать причину каждого проигрыша, за квартал находит две-три системные ошибки в подготовке заявок и поднимает технический допуск без единой строчки кода.