Аутсорс тендеров или свой отдел: как посчитать

Вопрос «нанимать своего тендерного специалиста или отдать всё подрядчику» обычно решают на ощущениях: то ли жалко зарплату, то ли жалко процент. Считать мешает разная природа затрат. У своего отдела они постоянные, у аутсорса переменные. Ниже разбор работы по операциям, шаблон расчёта под свои цифры, точка перехода между моделями и список того, что подрядчику передать нельзя ни при каком договоре.

Разложите работу на операции, а не на «ведение тендеров»

Договор с аутсорсером обычно звучит как «сопровождение участия в закупках». За этой формулировкой прячется шесть разных операций с разной ценой ошибки.

Отдать наружу можно первые пять. Шестая остаётся зоной вашей ответственности перед заказчиком: в реестр недобросовестных поставщиков попадёте вы, а не подрядчик.

Свой отдел: из чего складывается месяц

Постоянная часть не зависит от того, подали вы за месяц две заявки или сорок:

• фонд оплаты труда специалиста с начислениями;
• рабочее место, связь, бухгалтерское сопровождение;
• сервис мониторинга закупок;
• квалифицированная электронная подпись. Юрлицам её выдаёт удостоверяющий центр ФНС, платить надо за носитель и лицензию криптопровайдера.

Переменная часть привязана к активности:

• плата оператора ЭТП с победителя. Её взимание предусмотрено постановлением Правительства РФ от 10.05.2018 № 564, для СМП и СОНКО предельный размер ниже общего, точную сумму смотрите в регламенте площадки;
• деньги, замороженные под обеспечение заявки. По статье 44 44-ФЗ обеспечение не требуется, если НМЦК не превышает 1 млн рублей; при НМЦК до 20 млн оно составляет от 0,5 до 1 % НМЦК, свыше 20 млн от 0,5 до 5 %. При электронных процедурах блокировка на спецсчёте снимается не позднее одного часа после наступления оснований;
• обеспечение исполнения контракта, от 0,5 до 30 % по статье 96, плюс комиссия банка, если берёте независимую гарантию;
• обеспечение гарантийных обязательств, если заказчик его установил: не более 10 %.

Стоимость одной поданной заявки считается в лоб:

Стоимость заявки = (постоянные затраты за месяц) / (число поданных заявок за месяц)

Отсюда главный вывод про свой отдел. Он дешевеет только с ростом потока. Специалист, который подаёт три заявки в месяц, стоит как небольшой отдел продаж и приносит меньше.

Аутсорс: три схемы оплаты и что в них ломается

Третья схема опаснее всего в закупках с большим падением цены. Победа со снижением на 25 % и более включает антидемпинговые меры по статье 37. При НМЦК свыше 15 млн рублей обеспечение исполнения контракта предоставляется в полуторакратном размере, но не менее 10 % НМЦК. При НМЦК 15 млн и менее выбор такой: либо полуторное обеспечение, либо подтверждение добросовестности, то есть три исполненных без неустоек контракта за три года, один из которых стоил не менее 20 % текущей НМЦК. Подрядчик в этот момент получает процент от суммы контракта, а полуторное обеспечение и просевшую маржу забирает поставщик.

Что проверить в договоре до подписания:

• кто платит плату оператора ЭТП и комиссию за независимую гарантию;
• что считается результатом: поданная заявка, допущенная заявка или заключённый контракт;
• кто отвечает за отклонение по вине подрядчика (ошибка в характеристиках, пропуск требования нацрежима) и в каком размере;
• кто принимает ценовое решение на торгах и в каких границах;
• как передаются доступы и что происходит с ними при расторжении.

Точка перехода

Сравнивать модели корректно по стоимости одной заявки при вашем реальном потоке. Формула порога:

N* = Постоянные затраты своего отдела / (Цена заявки у аутсорсера − Переменные затраты своего отдела)

При потоке ниже N* дешевле аутсорс, выше свой отдел. Дальше подставьте свои значения: ставку специалиста в вашем городе, прайс двух-трёх подрядчиков, фактическое число поданных заявок за последние три месяца. Считать нужно именно поданные заявки, а не просмотренные лоты. Просмотр автоматизируется, подача нет.

Отдельно посчитайте стоимость денег. Если вы одновременно держите обеспечение по пяти заявкам и двум контрактам, замороженная сумма может превышать месячный ФОТ отдела. Эти деньги не работают, и в модели аутсорса они замораживаются точно так же: подрядчик своим капиталом обеспечение не закрывает.

Что не отдаётся наружу ни в какой модели

Подпись. Заявку подписывает ваша КЭП, а передача подписи подрядчику означает передачу права подписывать от имени организации что угодно.

Решение о цене. Аукцион идёт минутами, границу снижения задаёте вы заранее и письменно.

Ответственность за исполнение. Неустойки, односторонний отказ и РНП адресованы поставщику.

Знание товара. Подрядчик не знает, что ваш поставщик снял позицию с производства, а склад закрывается 20-го числа.

Где место автоматизации

Автоматизируется та часть, которая упирается в объём, а не в ответственность: собрать поток, отсеять чужое, сопоставить характеристики позиции с вашим ассортиментом.

Масштаб потока легко недооценить. За 30 дней по 44-ФЗ опубликовано 437 извещений, где в наименовании объекта закупки встречается слово «игла», и 507 со словом «кондиционер» (данные ЕИС на 21 июля 2026 года). Это одно слово и одна узкая номенклатура. Причём в выборке из 400 закупок со словом «кондиционер» у 33 % вообще не проставлен код позиции каталога, и фильтр по КТРУ такие лоты не покажет.

Дальше начинается арифметика внимания. Сроки размещения извещения по статье 42: не менее 15 дней для конкурса и аукциона, не менее 7 дней для аукциона с НМЦК до 300 млн рублей и всего 4 рабочих дня для запроса котировок. На решение по конкретному лоту остаются часы. Человек, который вручную открывает сотни извещений, либо смотрит поверхностно, либо не успевает. Сервисы вроде TenderScan закрывают этот участок: собирают лоты по номенклатуре и сверяют характеристики из ТЗ с карточками вашего товара, оставляя специалисту спорные позиции и решение по цене.

Чек-лист перед выбором модели

1. Посчитайте фактическое число поданных заявок за три месяца, а не планируемое.
2. Разложите работу на шесть операций и отметьте, какие узкие места у вас реально болят.
3. Запросите у двух-трёх подрядчиков цену за поданную заявку и за заключённый контракт. Сравнение по абонентке ничего не показывает.
4. Посчитайте среднюю замороженную сумму обеспечений за квартал.
5. Проверьте, что в договоре аутсорса есть ответственность за отклонение по вине подрядчика.
6. Отдельно оцените, сколько времени специалист тратит на отбор лотов: эта часть закрывается софтом дешевле, чем человеком.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совместить свой отдел и аутсорс?

Да, и это рабочий вариант. Мониторинг и подготовка заявок остаются внутри, а сложные закупки (строительство, лоты с проектной документацией, закрытые процедуры) передаются подрядчику разово.

Кто платит плату оператора электронной площадки при аутсорсе?

Тот, кто указан в договоре. По умолчанию плату удерживают с победителя, то есть с вашей организации. Если в договоре с подрядчиком это не оговорено, расход ваш.

Аутсорсер гарантирует победу?

Гарантия победы в конкурентной процедуре невозможна: цену предлагают другие участники. Проверяйте, за какой результат вы платите: за подачу, за допуск или за контракт.

С какого потока заявок свой специалист окупается?

Считайте через порог N* из формулы выше по своим цифрам. Универсального числа нет: в закупках с НМЦК по 200 тысяч и в закупках по 20 миллионов трудозатраты на заявку отличаются в разы.

С чего начать

Возьмите последние три месяца: выгрузите поданные заявки, посчитайте постоянные затраты и замороженные обеспечения, запросите прайс у двух подрядчиков. Обычно уже на этом шаге выясняется, что узкое место не в модели найма, а в отборе лотов, и решается оно не человеком, а настройкой поиска по номенклатуре.