5 ошибок при выборе ИТ-решения для закупок

5 ошибок при выборе ИТ-решения для закупок

Автоматизировать закупки хотят все. Но выбрать «ту самую» систему — отдельный квест. Одни берут первую попавшуюся платформу и через полгода возвращаются к Excel. Другие тратят год на выбор и так ничего не внедряют.

На конференции CFO Russia об этом откровенно говорили практики: Алексей Лученков (ГК ВВСС, дистрибуция стройматериалов) и Екатерина Бузова («Логика молока», пищевая промышленность). Оба прошли через неудачные внедрения — и вынесли уроки.

Разберём пять ошибок, которые повторяются из компании в компанию.

Хотите автоматизировать анализ тендеров без тяжёлого внедрения? Попробуйте TenderScan — запуск за один день, первые 10 тендеров бесплатно.

Ошибка 1. Выбирать систему «по презентации», а не по пилоту

Как выглядит: руководство смотрит демо от вендора, впечатляется красивым интерфейсом и покупает лицензию. Через три месяца выясняется, что система не работает с их форматами документов или не интегрируется с 1С.

Почему это ошибка: демо — это идеальный сценарий. Реальные данные, процессы и люди всегда сложнее. Алексей Лученков рассказал, как в ВВСС первая попытка автоматизации провалилась именно из-за этого: «Мы купили систему, которая красиво показывала дашборды, но не умела работать с нашей номенклатурой в 50 000 позиций».

Что делать: всегда требуйте пилот на ваших данных. 2–4 недели — достаточно, чтобы понять, подходит ли решение. Если вендор не готов дать пилот — это красный флаг.

Ошибка 2. Автоматизировать хаос вместо процесса

Как выглядит: компания внедряет систему, не разобравшись в собственных процессах. Результат — система автоматизирует бардак, и бардак ускоряется.

Почему это ошибка: Екатерина Бузова из «Логики молока» описала ситуацию: «Мы пытались внедрить электронный документооборот для закупок, но у нас не было единого регламента. Каждый закупщик работал по-своему. Система не помогла — она просто зафиксировала хаос».

Что делать: перед внедрением опишите текущий процесс «как есть». Найдите дублирующие шаги, ручные согласования, потери времени. Упростите процесс — и только потом автоматизируйте.

Ошибка 3. Игнорировать людей, которые будут работать с системой

Как выглядит: руководство выбирает систему, IT-отдел внедряет, а закупщики узнают о ней в последний момент. Сопротивление, саботаж, возврат к старым методам.

Почему это ошибка: люди — главный фактор успеха или провала автоматизации. Если специалисты не понимают, зачем им новый инструмент, или боятся, что их заменят — они найдут способ его не использовать.

Что делать:

• Вовлекайте ключевых закупщиков с этапа выбора решения.
• Объясните выгоду для них лично: меньше рутины, больше интересных задач.
• Назначьте «амбассадора» из команды — человека, который первым освоит систему и поможет коллегам.

Ошибка 4. Пытаться закрыть всё одной системой

Как выглядит: компания ищет «единую платформу», которая сделает всё: мониторинг тендеров, анализ ТЗ, подготовку заявок, управление контрактами, аналитику, отчёты. И желательно с ИИ.

Почему это ошибка: универсальные системы часто делают всё, но ничего — хорошо. Лученков привёл аналогию: «Это как купить швейцарский нож вместо набора профессиональных инструментов. Для похода — ок. Для мастерской — нет».

Что делать: определите одну-две ключевые задачи, которые забирают больше всего времени. Выберите лучшее решение для них. Потом добавляйте следующие инструменты по мере необходимости. Лучший стек — набор специализированных инструментов, которые хорошо интегрируются.

Ошибка 5. Не считать ROI после внедрения

Как выглядит: систему внедрили, все работают, но никто не знает — она себя окупила или нет. Руководство подозревает, что деньги потрачены впустую. Закупщики считают, что было лучше без неё.

Почему это ошибка: без метрик невозможно ни доказать эффект, ни понять, что улучшить. Бузова призналась: «Мы полгода использовали систему и не могли ответить на простой вопрос: стало быстрее или нет?»

Что делать:

• До внедрения замерьте базовые показатели: время на один тендер, количество обработанных тендеров в неделю, процент пропущенных.
• После внедрения сравнивайте ежемесячно.
• Считайте ROI просто: (сэкономленные часы × ставка специалиста) − стоимость системы.

Чеклист: как не ошибиться при выборе ИТ-решения

• Процесс закупок описан «как есть» (кто что делает, сколько времени уходит)
• Определены 1–2 главные задачи для автоматизации
• Замерены базовые метрики до внедрения
• Запланирован пилот на реальных данных (2–4 недели)
• Ключевые закупщики вовлечены в выбор
• Назначен ответственный за внедрение
• Есть план расчёта ROI после запуска
• Бюджет учитывает обучение и поддержку

FAQ

Сколько стоит ИТ-решение для закупок?

Разброс огромный. Облачные сервисы для мониторинга и анализа тендеров — от 1 000 ₽/мес (TenderScan). Комплексные платформы — от 500 000 ₽ за внедрение + ежемесячная подписка. Начните с простого инструмента, чтобы проверить гипотезу.

Можно ли внедрить автоматизацию без IT-отдела?

Да, если выбрать облачный сервис. Регистрация, настройка фильтров, начало работы — за один день. Сложные интеграции с ERP/1С — уже потребуют IT-специалистов.

Как понять, что пора менять систему?

Три сигнала: (1) сотрудники обходят систему и делают по-старому, (2) вы не можете замерить экономию, (3) система не обновлялась более года.

Какую ошибку допускают чаще всего?

Номер 2 — автоматизация хаоса. Компании надеются, что система наведёт порядок сама. Но ИТ-решение усиливает то, что есть: хороший процесс станет быстрее, плохой — быстрее развалится.

Нужно ли менять процессы перед автоматизацией?

Не обязательно кардинально менять. Достаточно описать текущий процесс, убрать явные дублирования и согласовать единый регламент. Это можно сделать за 1–2 недели.

Заключение

Выбор ИТ-решения для закупок — не про «найти лучшую систему». Это про то, чтобы честно разобраться в своих процессах, определить конкретную задачу и проверить решение на практике.

Все пять ошибок объединяет одно: спешка и завышенные ожидания. Компании, которые начинают с пилота, вовлекают команду и считают ROI — получают результат. Остальные получают дорогую систему, которой никто не пользуется.

---

Хотите начать с простого? TenderScan — мониторинг и анализ тендеров с ИИ. Запуск за день, без интеграций и долгого внедрения. Первые 10 тендеров — бесплатно.

По материалам 16-й конференции CFO Russia «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации» (февраль 2026). Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.